Personuppgiftspolicy för Företagshälsan i Jönköping

Så behandlar vi personuppgifter om patienter, kundkontakter, deltagare i våra tjänster och besökare på vår webbplats.

Vem ansvarar för dina personuppgifter

Prima Vård Företagshälsovården Jönköping AB, organisationsnummer 556199-9193, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar där vi bestämmer varför och hur uppgifterna används. Vi bedriver verksamheten under namnet Företagshälsan i Jönköping.

Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR). När vi bedriver hälso- och sjukvård gäller också bland annat patientdatalagen och patientsäkerhetslagen.

Vilka uppgifter vi behandlar och varifrån de kommer

Vi behandlar de uppgifter som behövs för den aktuella tjänsten. Det kan vara namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, arbetsgivare och yrkesuppgifter. Vid vård behandlar vi även relevanta hälsouppgifter, exempelvis besvär, undersökningsresultat, provsvar och behandling.

Uppgifterna kommer främst från dig och din arbetsgivare. Vi kan också få uppgifter från andra vårdgivare och laboratorier när det finns stöd för att lämna ut dem. Vi behandlar även uppgifter när du kontaktar oss, anmäler dig till utbildningar eller nyhetsbrev, svarar på enkäter eller deltar i arbetsmiljöinsatser.

Varför vi använder uppgifterna

Vi använder personuppgifter för att boka och genomföra tjänster, ge vård, föra patientjournal, följa upp insatser och administrera kundavtal, beställningar och fakturering. Vi använder även uppgifter för utbildningar, arbetsmiljöuppdrag, enkäter och information till kunder och prenumeranter.

Vid journalföring grundas behandlingen på rättslig förpliktelse enligt GDPR och patientdatalagen. Annan nödvändig vårdbehandling kan grundas på uppgift av allmänt intresse med stöd i hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Hälsouppgifter behandlas med stöd av GDPR:s undantag för bland annat förebyggande hälso- och sjukvård, arbetsmedicin och medicinsk diagnos, under tystnadsplikt.

Administration av kundrelationer och uppdrag grundas normalt på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla och följa upp våra tjänster. Om du själv är avtalspart kan behandlingen grundas på avtal. Bokföring grundas på rättslig förpliktelse. När behandlingen grundas på samtycke kan du återkalla det. Journalföring kräver inte ditt samtycke och upphör inte om du återkallar ett samtycke för ett annat ändamål.

Vissa uppgifter behövs för att vi ska kunna ge säker vård eller genomföra en beställd tjänst. Om nödvändiga uppgifter saknas kan vi behöva avstå från eller anpassa tjänsten.

Vad din arbetsgivare får ta del av

Vi återkopplar till beställaren det som är överenskommet med dig. Hälsouppgifter omfattas av tystnadsplikt och lämnas inte ut till obehöriga. Uppgifter kan också lämnas ut när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Behöriga personer hos kundföretaget hämtar fakturaunderlag med personuppgifter och tjänstbarhetsintyg i vår företagsportal med BankID-inloggning. Ett tjänstbarhetsintyg innehåller den bedömning som behövs för ändamålet, inte hela din patientjournal. Gruppresultat lämnas utan att enskilda personer kan identifieras när rapporten ska vara anonym.

Andra mottagare och leverantörer

När det behövs för vården kan uppgifter lämnas till exempelvis andra vårdgivare och laboratorier, enligt reglerna om tystnadsplikt och utlämnande. Uppgifter kan även lämnas till myndigheter när lag kräver det.

Vi använder leverantörer för bland annat journalsystem, säkra meddelanden, hälsoplattformar, enkäter, IT-drift och fakturering. När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning ska behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal. En annan vårdgivare kan i stället vara självständigt personuppgiftsansvarig.

Vi behandlar personuppgifter inom EU/EES och anlitar leverantörer som behandlar uppgifterna inom EU/EES.

Så skyddar vi uppgifterna

Vi använder tekniska och organisatoriska skydd, bland annat inloggning, behörigheter och säkra kanaler för känslig information. Den som arbetar hos oss får bara ta del av patientuppgifter när det behövs för vården eller arbetet inom hälso- och sjukvården.

Skicka inte personnummer, provsvar eller andra känsliga uppgifter via vanlig e-post. Kontakta oss så hjälper vi dig att välja en säker kontaktväg.

Hur länge uppgifterna sparas

Patientjournaler sparas minst tio år efter den sista anteckningen i journalhandlingen. Felaktiga journaluppgifter rättas enligt patientdatalagen. Journaluppgifter kan normalt inte raderas på begäran; ansökan om journalförstöring prövas av Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Bokföringsunderlag sparas enligt bokföringslagen, till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Övriga personuppgifter sparas så länge de behövs för uppdraget, kundrelationen eller ett annat angivet ändamål. När en kundrelation avslutas raderas uppgifter som inte längre behövs efter avslutad administration och fakturering. Uppgifter som måste sparas enligt lag eller behövs för rättsliga anspråk behålls. Att ett kundavtal avslutas innebär därför inte att alla uppgifter raderas.

Nyhetsbrev och enkäter

Vi skickar information till kontaktpersoner hos kundföretag och till personer som har anmält sig till våra utskick. För kundkontakter kan behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att informera om kundrelationen och relevanta tjänster. För frivilliga prenumerationer använder vi samtycke. Du kan avregistrera dig via länken i utskicket eller kontakta oss. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.

Vi använder bland annat Esmaker för enkäter och utvärderingar. Vid respektive undersökning ska det framgå vad svaren används till och om de kan kopplas till dig. En enkät är inte anonym enbart för att namn eller personnummer saknas.

Webbplats och cookies

På foretagshalsanjonkoping.se används nödvändiga cookies för webbplatsens funktioner och för att spara dina cookieval. Med ditt samtycke används Google Analytics för statistik om hur webbplatsen besöks och används. Uppgifter kan omfatta tekniska uppgifter om enhet och webbläsare, IP-adress och cookieidentifierare.

Du kan acceptera eller avvisa valfria cookies och göra egna val i cookierutan. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via cookieikonen. I cookieinställningarna finns information om cookies, ändamål och lagringstid. Uppgifter som du lämnar i webbformulär används för att hantera din förfrågan eller anmälan.

Dina rättigheter

Du kan begära information om hur vi behandlar dina personuppgifter och en kopia av uppgifterna. Du kan också begära rättelse, radering eller begränsning, invända mot behandling och i vissa fall få uppgifter överförda till dig eller en annan aktör (dataportabilitet). Rättigheterna gäller under de förutsättningar som anges i GDPR. Exempelvis kan lagkrav på journalföring och bokföring begränsa rätten till radering.

När en behandling grundas på samtycke kan du återkalla det utan att det påverkar den behandling som redan skett. Vi svarar på en begäran utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Vid behov får tiden förlängas enligt GDPR och vi meddelar då orsaken. Begäran är normalt kostnadsfri. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.

Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Information finns på www.imy.se.

Kontakta oss

Företagshälsan i Jönköping
John Bauersgatan 4
553 23 Jönköping
E-post: fhv@fhvjonkoping.se

Dataskyddsombud: dpo@primavard.se
Postadress: Prima Vård, Dataskyddsombudet, Carlsgatan 6, 211 20 Malmö